Beveiligd printen: zo voorkomt u datalekken via uw printer

Veel bedrijven investeren in cybersecurity, maar vergeten een cruciaal onderdeel: de printer. Toch is juist daar dagelijks gevoelige informatie te vinden. Denk aan contracten, personeelsgegevens of financiële documenten.

Uit onderzoek van Quocirca (2025) blijkt dat 67% van de organisaties het afgelopen jaar te maken had met een printgerelateerd beveiligingsincident. De gemiddelde schade? Meer dan een miljoen euro per incident. Toch voelt slechts 26% van de IT-professionals zich volledig zeker over de beveiliging van hun printomgeving.

Een onbeveiligde printer kan eenvoudig leiden tot datalekken. In deze blog leest u waar de risico’s zitten en hoe u beveiligd printen eenvoudig regelt binnen uw organisatie.

Ontdek hoe beveiligd printen er in uw organisatie uitziet; vraag een voorstel op maat aan.

In dit artikel:

• Waarom printers een risico vormen
• Wat is beveiligd printen?
• De grootste risico’s (en hoe u ze voorkomt)
• De oplossing: printmanagement software
• Beveiligd printen en de AVG
• Veelgestelde vragen

Waarom printers een risico vormen

Een moderne kantoorprinter is eigenlijk een computer. Met een harde schijf, netwerkverbinding en gebruikersdata. En juist daardoor ontstaan risico’s.

Veelvoorkomende problemen:

• Printopdrachten blijven onbeheerd liggen in de uitvoerlade
• Iedereen op kantoor kan documenten opnieuw printen
• Printers zijn verbonden met het netwerk zonder extra beveiliging
• Gevoelige data blijft opgeslagen op de printer

Dit maakt printers een aantrekkelijk doelwit voor datalekken en cyberaanvallen. Toch wordt veilig printen in veel organisaties over het hoofd gezien. Volgens onderzoek verwachten IT-beslissers dat hun budget voor printbeveiliging het komende jaar met gemiddeld 13% zal stijgen; een duidelijk signaal dat het risico steeds serieuzer wordt genomen.

Wat is beveiligd printen?

Beveiligd printen (ook wel veilig printen of vertrouwelijk printen genoemd) betekent dat documenten pas worden afgedrukt wanneer de juiste gebruiker zich identificeert bij de printer.

Bijvoorbeeld:

• Met een pincode
• Met een pas of tag
• Via een app of login

Hierdoor voorkomt u dat vertrouwelijke documenten zichtbaar zijn voor anderen. In combinatie met printmanagement software zoals PaperCut krijgt u volledige controle over uw printomgeving.

“Veel bedrijven denken dat hun IT-beveiliging op orde is, maar vergeten de printer volledig mee te nemen. Terwijl daar dagelijks gevoelige informatie doorheen gaat. Met relatief simpele aanpassingen, zoals beveiligd printen en gebruikersauthenticatie, voorkom je al een groot deel van de risico’s.” — Jordy Hyndycz, sales specialist bij Green Nederland

De grootste risico’s (en hoe u ze voorkomt)

1. Onbeheerde printopdrachten

Documenten die direct uit de printer rollen, blijven vaak liggen. Iedereen die langsloopt kan ze inzien.

Oplossing:
Gebruik ‘follow-me printing’ (ook bekend als pull printing). De printopdracht wordt pas uitgevoerd zodra de gebruiker zich bij de printer meldt. Zo blijft geen enkel document onbeheerd achter.

2. Ongeautoriseerde toegang

Zonder beveiliging kan iedereen printen, kopiëren of scannen. U heeft geen zicht op wie welke documenten verwerkt.

Oplossing:
Stel gebruikersrechten in per medewerker of afdeling. Zo bepaalt u wie wat mag doen en houdt u een audit trail bij van alle printactiviteiten.

3. Data op de printer zelf

Veel printers slaan tijdelijk data op de interne harde schijf op. Zonder beveiliging kan dit worden uitgelezen, zelfs wanneer de printer wordt afgevoerd of vervangen.

Oplossing:
Versleutelde opslag, automatisch verwijderen van data en regelmatige firmware-updates. Kies voor een moderne en veilige oplossing via onze zakelijke printers.

4. Netwerkbeveiliging

Printers zijn vaak een zwakke plek in het netwerk. Een onbeveiligde printer kan als toegangspunt dienen voor cyberaanvallen op uw gehele IT-infrastructuur.

Oplossing:
Plaats printers achter een firewall, gebruik beveiligde protocollen (zoals IPSec of TLS) en zorg voor up-to-date firmware. Met een all-in onderhoudscontract blijven uw printers veilig en up-to-date.

De oplossing: printmanagement software 

Met printmanagement software zoals PaperCut Hive beveiligt u uw volledige printomgeving; zonder complexe IT-infrastructuur.

De oplossing werkt volledig cloud-based, waardoor u geen lokale printserver nodig heeft. Ideaal voor moderne en hybride werkomgevingen.

Waarom PaperCut Hive voor beveiligd printen?

• Secure Print Release: printopdrachten worden pas vrijgegeven na verificatie
• Find-Me Printing: haal uw document veilig op bij elke printer op kantoor
• Toegangscontrole per gebruiker: bepaal wie mag printen, scannen of kopiëren
• Maximale gegevensbeveiliging: inclusief veilige opslag en bescherming van documenten
• Inzicht in printgedrag: herken risico’s en voorkom misbruik

Meer weten over deze oplossing? Bekijk deze pagina.

Klant aan het woord

“Service wordt hier niet alleen beloofd, maar ook echt waargemaakt, ongeacht of je een serviceabonnement afneemt. De medewerkers denken mee, schakelen snel en hebben ons geholpen om op korte termijn een mooie professionaliseringsslag te maken op kantoor.”

Beveiligd printen en de AVG

Werkt u met persoonsgegevens? Dan bent u verplicht om deze goed te beschermen volgens de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Onbeveiligd printen kan leiden tot:

• Datalekken; documenten met persoonsgegevens die onbeheerd bij de printer liggen
• Boetes; de Autoriteit Persoonsgegevens kan forse boetes opleggen bij nalatigheid
• Reputatieschade; een datalek ondermijnt het vertrouwen van klanten en medewerkers

Met beveiligd printen voldoet u eenvoudiger aan deze eisen. Gecombineerd met een audit trail (wie heeft wat geprint) kunt u bij een controle aantonen dat u passende maatregelen heeft getroffen.

Veelgestelde vragen over beveiligd printen

Wat is beveiligd printen precies?

Beveiligd printen betekent dat documenten pas worden afgedrukt nadat de gebruiker zich identificeert bij de printer, bijvoorbeeld met een pincode of pas. De printopdracht wordt vastgehouden totdat u zich meldt.

Is beveiligd printen verplicht volgens de AVG?

Het is niet letterlijk verplicht, maar wel sterk aanbevolen. U bent verplicht om persoonsgegevens goed te beschermen, en beveiligd printen is een van de meest effectieve maatregelen daarvoor.

Wat is het verschil tussen normaal printen en follow-me printing?

Bij normaal printen wordt een document direct geprint. Bij follow-me printing (ook wel pull printing genoemd) wordt de opdracht pas uitgevoerd zodra u zich bij de printer aanmeldt. U kunt het document ophalen bij elke printer op kantoor.

Heb ik speciale printers nodig voor beveiligd printen?

Moderne zakelijke printers ondersteunen dit vaak al. In combinatie met software zoals PaperCut haalt u het maximale uit uw beveiliging.

Is beveiligd printen duur?

Nee, in veel gevallen kan het eenvoudig worden toegevoegd aan uw bestaande printomgeving. Daarnaast bespaart u vaak kosten door minder verspilling en voorkomt u de veel hogere kosten van een eventueel datalek.

Werkt beveiligd printen ook bij thuiswerken?

Ja. Met een cloud-based oplossing zoals PaperCut Hive kunt u ook op afstand veilig printen. Printopdrachten worden beveiligd verstuurd en pas vrijgegeven na authenticatie.

Klaar om uw printomgeving te beveiligen?

Wilt u weten hoe beveiligd printen er in uw organisatie uitziet? Wij adviseren u graag over de beste oplossing.

Vraag vrijblijvend een adviesgesprek aan of ontvang direct een voorstel op maat.